28/01/2015 - 17:30

Ufficio green: un'assistente virtuale per ridurre le stampe

La stampa è uno dei principali processi che avviene negli uffici. Ma realmente quanta della carta che stampiamo è necessario stampare? Secondo uno studio recente, negli Stati Uniti, nell'ultimo anno sono state gettate via più di quattro milioni e mezzo di tonnellate di carta. E se questa carta fossa riciclata? Per le imprese ridurre gli sprechi è una strategia vincente di sostenibilità.
Secondo l'Agenzia per il Controllo dell'Inquinamento del Minnesota,"la riduzione degli sprechi è più redditizia del riciclo, perché limita la quantità di materiale che dev'essere accumulato, trasportato e lavorato. Ridurre gli sprechi permette ad aziende e organi istituzionali di qualsiasi dimensione di risparmiare denaro". I costi derivanti dall'impiego della carta negli uffici fanno aumentare i costi del solo acquisto del materiale da 13 a 31 volte. Tutto ciò è dovuto a spese quali lo stoccaggio e il consumo di energia. L'impiegato medio stampa 10.000 pagine ogni anno, quindi è chiaro che ci siano infinite opportunità di risparmiare. Molti sarebbero disposti a supportare gli sforzi verso la riduzione degli sprechi, ma purtroppo le migliori intenzioni sono travolte dal caos della giornata lavorativa. Come possono le imprese, dunque, aumentare in maniera significativa e quantificabile le misure per la riduzione degli sprechi a livello dei singoli utenti? Le conseguenze di una gestione attiva della sostenibilità sono: aumento del risparmio e miglioramenti immediati nel settore. L'inconveniente è il tempo impiegato a monitorare e tenere tracciati manualmente i programmi di riduzione delle stampe.

Che cosa succederebbe se ogni impiegato avesse a disposizione sul proprio desktop un vero e proprio assistente virtuale che lo supporti in scelte più ecosostenibili? O ancora, che cosa accadrebbe se esistesse un pannello che assegna agli utenti finali un budget di stampa individualizzato, con tanto di obiettivi di risparmio, che compara in forma anonima le nostre performance di risparmio con quelle dei colleghi, offrendo suggerimenti per una stampa più efficiente? Per rispondere adeguatamente alla necessità delle aziende di gestire nel miglior modo possibile i flussi di documenti e di dati, Xerox ha realizzato nuovi strumenti in grado di stampare a un minor costo - e in minor quantità - e semplificare i processi di business in modo sicuro e sostenibile.

Il nuovo e brevettato Print Awareness Tool di Xerox, azienda leader nel mondo per i processi aziendali e la gestione dei documenti, apre la strada a questo approccio, automatizzato ma personalizzato, per aiutare le imprese a ridurre la loro impronta ecologica e motivare i dipendenti a stampare meno e in maniera più efficiente. La gamificazione avviene attraverso un widget software posizionato sul desktop che monitora e analizza la cronologia di stampa di ogni utente e segnala le cattive abitudini. Il widget fornisce misurazioni di stampa in tempo reale e offre suggerimenti su come cambiare volontariamente abitudini al fine di raggiungere gli obiettivi di riduzione dei processi di stampa.

Ad esempio, potrebbe far presente che il 15% dei documenti mandati in stampa superava la soglia delle 20 pagine, consigliando quindi di stampare solo quelle che effettivamente servono, al posto dell'intero documento. L'esclusivo Xerox Print AwarenessTool promuove abitudini lavorative più ecosostenibili, e questo è già un ottimo punto di partenza. Quando tutti lavorano in maniera organizzata, tanti piccoli passi fatti quotidianamente possono portare a risultati significativi per l'ambiente. Il video qui sotto vi spiega qualcosa in più sul nuovo Xerox PrintAwarenessTool.


Tommaso Tautonico
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